• Görüntü iyileştirme ve sıkıştırma teknolojisi ile kaliteli tarama
• Doküman tarayıcı bulunmayan lokasyonlar için manuel doküman yükleme fonksiyonu
• Evrak sahiplirine otomatik bilgi e-posta gönderimi
• Kurum içi dijital evrak paylaşımı
• Kullanıcı insiyatifinde evrak sahipliği atama veya süreli doküman paylaşımı
• Doküman tasnif ve ayrımlama yükünün ortadan kaldırılması
• Veri giriş yükünün ortadan kaldırılarak Kurum içi hızlı ve güvenli belge paylaşımı
• İşlem durumları sayesinde kullanıcı ekranlarının temiz kalması
• Dijital doküman zimmeti

Doküman Yönetim Sistemi

Doküman Yönetim Sistemi, şirketlerin günlük faaliyetleri sonucunda ürettikleri bilgi ve belgelerin yönetilebilir bir yapıda saklanması, versiyon takiplerinin sağlanması, kolay erişim için etiketleme, kullanıcılar arası bilgi-belge paylaşımı ve kullanıcı-rol bazlı yetkilendirmeler gibi birçok fonksiyonu içinde barındıran çözümdür.

Doküman Yönetim Sistemi, bilginin kendi yaşam döngüsü içerisinde yönetilmesi, iş verimliliğinin arttırılması ve büyüyen içeriğin maliyetinin ve riskinin kontrol edilmesini sağlar. 

Veri ve içeriklerin diğer sistemler ile entegrasyonu, kurumsal bilginin arşivlenmesi, hukuki ve yasal içeriklerin yönetimi, kayıt yönetimi, e-posta yönetimi gibi bileşenler iş süreçlerinizi kontrol altına almanızı sağlar. Veri ve görüntü işlemeden arşivleme ve imha süreçlerine kadar bilgi ve belgelerin yaşam döngüsünü, dağıtımını ve kullanımını yönetir.

Kullanıcılar doküman arama, temin, iade, paylaşım gibi süreçlerde zaman harcamazlar, Kurumunuz bilgi bankasına dönüşür. Fiziki belgenin erişimi kısıtlandığı için kayıp riskleri ortadan kalkar.

Şirketler, COVID-19'un getirdiği operasyonel zorluklarla karşı karşıya kalırken Doküman Yönetim Sistemleri kurumsal verimliliğin merkezinde yer alıyor.

Doküman Yönetim Sistemleri’nin İşletmelere Sağladığı Faydalar:

           •  Gelişmiş arama özelliği ile kullanıcılar yetkili oldukları tüm dosya kartlarında eş zamanlı arama gerçekleştirebilir,

            • Bilgi ve belge aramada kaybedilen zaman ortadan kalkar,

            • Güvenli ve lokasyon bağımsız bilgi ve belgelerinize erişiminizi sağlar,

            • Doküman üstünde gerçekleştirilen değişiklikleri versiyonlar,

            • Ofis içinde fiziksel arşivleme alanları ayırmanıza gerek kalmaz,

            • Fiziksel evrağa bağımlılığı ortadan kaldırarak kayıpları önler,

            • Kullanıcıların gerçekleştirdikleri tüm işlemleri kayıt altına alır,

            • Süreç bazlı tasarım özelliği ile bilgi ve evrak eksikliklerini önler,

WorkLink+ Doküman Yönetim Sistemi Avantajları

            • Sade ve responsive arayüzler

            • Kullanıcı ve rol bazlı yetkilendirmeler

            • Yetkili olunan tüm dosya kartlarında eş zamanlı arama

            • Süreç ve kural odaklı tasarım

            • Dinamik tasarım

            • Biyometrik ve dijital imza entegrasyonu

            • Veri maskeleme

            • Kritik verilerin şifrelenmesi

• Satınalma Modülü
• Masraf Modülü
• Seyahat Modülü
• Talep Yönetimi Modülü
• Personel İzin Yönetimi Modülü
• Personel Talep Modülü
• Ve Dilediğiniz İş Süreçlerinizi Tasarlayabiliriz

• Fiyat Artış Dönemi Bilgilendirmeleri
• Sözleşme Yenileme ve Fesih Süreçleri
• Yükümlülük Takibi ve Ceza-i Şartlar
• Sözleşme ve Sözleşme Eklerinin Takibi (Damga Vergisi Makbuzu, İmza Sirküleri v.b.)
• Tedarikçe Seçme Süreçleri
• Tedarikçi Değerlendirme Süreçleri
• Dijital İmza Entegrasyonu

• Hızlandırılmış Dijital Dönüşüm
• Yüksek Doğruluk Oranları
• Çoklu Görev Yönetimi
• Eş Zamanlı Kontrol ve İşlemler
• 7x24 İşlem Gerçekleştirebilme
• Maliyet Tasarrufu
• Artan Üretkenlik

• Bir faturanın ödenmesi ortalama ne kadar sürer?
• Bir faturanın doğrulanması ve onaylanması ne kadar sürer?
• Bir faturayı işlemenin maliyeti nedir?
• Ödemelerinizi ne sıklıkla geciktirirsiniz?
• Erken ödeme indirimlerinden ne sıklıkla yararlanıyorsunuz?
• Ne sıklıkla mükerrer ödemeler yapıyorsunuz?
• Alış faturalarınızı ne kadar sürede satış faturasına çeviriyorsunuz?

   • Bilgiye hızlı ve standartlaştırılmış erişim,

   • Bilgiye güvenli ve kontrollü erişim,

   • Bir belgeyi aynı anda birkaç kişi tarafından kullanma yeteneği,

   • İş süreçleriniz raporlanabilir yapıya kavuşur,

   • Otomatik veri ve görüntü işleme teknolojileri ile verimliliği yükseltir,

   • İşlem sürelerini kısaltır,

   • Bilgi ve belgeleriniz yedeklenir (Acil durum planlaması, afet ve kurtarma)

   • Bilgi ve belge kaybı riskleri ortadan kalkar,

   • Potansiyel hukuki ihtilafları ortadan kaldırır,

   • Fiziksel arşiv sorgulama maliyetleri ortadan kalkar,

   • Özel ve uzman destek ekibi,

   • Artırılabilir ve azaltılabilir kaynak planlaması,

   • Kopyalama ve kargo maliyetlerinden kazanım sağlar,

   • Ofis alanlarından tasarruf sağlar,

   • Uzman danışmanlığı.

• Arşiv Yönetim Merkezi olarak özel tasarlanmış bina,
• Arşiv yönetimine uygun ve depreme dayanıklı çelik raflama sistemi,
• NFPA standardında bölgesel çalışan Sprinkler (ESFR) yangın söndürme sistemi,
• Duman Dedektörleri ve erken uyarı sistemi,
• Isı ve nem kontrolü,
• Haşere kontrolü,
• Her alan için yetkilendirilmiş kart geçiş sistemi,
• Kapalı devre kamera sistemleri,
• Her aşamaları el terminalleri ile takip edebilen, yetkilendirmeler ile web üzerinden ulaşılabilen, fiziki arşiv yönetim yazılımı.

• Evrak Yönetim Süreçleri,
• Birikmiş (Backlog) Arşiv Dijitalleştirme,
• Günlük (Daily) Arşiv Dijitalleştirme,
• Dijitalleştirme Sonrası Saklama ve İmha Süreçleri.

• Doküman Tabanlı Süreç İyileştirme,
• İş Süreçlerinin Verimli Hale Getirilmesi (Süreç Mühendisliği),
• RPA Süreç Tasarımı,
• Risk Yönetimi.

• Fiziksel Arşiv Düzenleme,
• Saklama ve İmha Planları,
• Arşiv Talep ve Zimmet İzleme Süreçleri,
• Saklama Alanlarının Verimli Şekilde Yapılandırılması,
• Saklama Materyallerinin Verimliliği.

• Personel Temini.
  • Düzenli Proje Eğitimleri,
  • Yetkinlik Değerlendirme,
  • Performans Takibi.
• Yüksek Hacimli Doküman Tarayıcılar.
  • Tarayıcı Bakım ve Sarf Malzemeleri,
  • Görüntü İyileştirme Yazılımı,
  • Tarama Yazılımı.
• Akıllı Veri ve Doküman İşleme Sistemi.
• Kurye Hizmeti

Dijital Arşivleme Neden Önemlidir?

Dijital Arşivleme Planınız için İlk Adım