Dijital arşivleme günümüzde pek çok kurum, kuruluş veya şirketin öncelikleri arasındadır. Kağıt evrak kullanımı oldukça fazla olan şirketlerde, bu evrakların doğru bir şekilde saklanarak korunması ve arşivlenmesi önemli bir iş sürecidir. Otomotiv, sigorta, bankacılık, vakıflar, telekomünikasyon ve aklınıza gelen pek şirket dijitalleşmenin ve dijital arşivin çok daha fazla önemli hale geldiğini bilerek bu konudaki yatırımlarını da önceliklendirmişlerdir.
Her ne kadar dijital ortama geçişle birlikte kağıt kullanımı azalsa da mevcutta bulunan değerli belgelerin korunması ve saklanması oldukça önemlidir. Kurum, kuruluş ve şirketlerde; işin sürekliliği, yasal zorunluluklar ve kurumsal hafıza gereği belgelerin saklanması gerekmektedir. Tüm bu değerli evrak ve belgelerin fiziksel olarak arşivlenerek saklanması da tüm iş çevreleri için büyük bir problem haline gelmektedir.
Kurumları, kuruluşları ve şirketleri, bütün arşivleme ve saklama sorunlarından kurtaracak dijital arşivlemenin başlıca faydaları şu şekildedir:
Artan Verimlilik
En önemli dijital arşivleme avantajlarından biri, operasyonel verimliliği arttırma yeteneğidir.
Dijital arşivleme; kayıtların dosyalanması, alınması ve yok edilmesi gibi kağıt kayıtların yönetimiyle ilgili görevlerin birçoğunu otomatikleştirerek kuruluşların daha verimli hale gelmesine yardımcı olabilir.
Geliştirilmiş Erişim
Dijital arşivleme sayesinde, kayıtlara her zaman, her yerden erişim sağlayabilirsiniz. Bu; kayıtları farklı coğrafi bölgelerde bulunan, çalışanları veya müşterileri ile paylaşması gereken kuruluşlar için büyük bir avantaj olabilir.
Gelişmiş Güvenlik
Dijital arşivlemede güvenlik; kayıtların fiziksel hasar veya yıkımın yanı sıra yetkisiz erişime karşı korunmasına yardımcı olabileceğinden, dijital arşivlemenin en önemli avantajlarından biri olarak kabul edilir.
Maliyet Tasarrufu
Dijital arşiv ile sağlanacak maliyet tasarrufu, aynı zamanda dijital arşivlemenin en önemli avantajlarından biri olarak kabul edilmektedir. Çünkü depolama alanı ihtiyacını ortadan kaldırarak, kağıt kayıtların yönetimiyle ilgili maliyetleri azaltmaktadır. Bu sayede kuruluşların maliyetleri azalarak tasarruf edilmesi sağlanmaktadır.
Burada en büyük maliyet tasarrufu belgeleri yazdırmak zorunda kalmamaktan kaynaklanır. Belgeleri yazdırmak, özellikle renkli yazdırmanız gerekiyorsa oldukça pahalı olabilir.
Artan Üretkenlik
En büyük üretkenlik kazanımları, belgeleri aramak zorunda kalmamaktan kaynaklanır. Belgeleri hızlı bir şekilde bulabilirseniz, işinizi daha hızlı yapabilirsiniz. Bu, ofisinizde olmayan belgeleri bulmanız gerektiğinde özellikle önemlidir.
Geliştirilmiş Müşteri Hizmetleri
En önemli dijital arşivleme avantajlarından biri, müşteri hizmetlerini iyileştirme yeteneğidir. Müşteriler, çalışanlar veya bayileriniz izin verdiğiniz belgelere 7 gün 24 saat erişebilir.
Yukarıda başlıca avantajlarını sıraladığımız dijital arşivlemenin tüm kolaylıklarını, kurum, kuruluş veya şirketlerinizde sürdürülebilir kılmak için WorkLink+ Dijital Arşiv Sistemi'ni kullanabilir veya bizimle iletişime geçebilirsiniz.